こんにちは。
営業担当の近藤です。
今回もカタログを作るのは“はじめて”という方向けに「原稿整理」について書きたいと思います。
カタログを作るにあたって、もっとも時間がかかるこの作業。
時間がかかる、と最初からわかっていれば対処についても考えやすいかもしれませんね。
原稿整理とはなにか？
「原稿整理」とは、読んで字のごとく、原稿を整理すること、ですね。制作者に繋ぐための準備です。台割作成や・指示書の作成も主な内容になります。原稿整理を行なうことでご担当者様の頭の中も整い、情報の取捨選択ができます。
では、カタログ上の原稿とは何か？ と考えると商品名、紹介文、品番、価格、仕様といったところでしょうか。カタログに掲載される情報のすべて、と言い直してよいかと思います。
具体的なイメージをつかもう
下図のような誌面の商品カタログを作るのに、どんな原稿が必要になるでしょうか？
エクセルにまとめると、下図のようなイメージですね。
掲載ページ数、商品名、品番、紹介文、画像ファイル名、価格、サイズ、重さ、アイコンなど・・・誌面に必要な情報をリスト化します。
商品情報データベースなどがあれば、そこから該当データを抜き出すことができると思いますが、カタログ掲載に必要となる原稿はそれだけではありません。
例えば、商品情報データベースでは色違いの商品を品番ごとに管理していたものを、カタログ上は1コマの中で表現する、なんてことがよくあります。商品データベースがあれば、掲載情報の管理はカンタンと思われがちですが、実際にはそれほどすんなりとはいきませんね。
ある一定の条件付けができれば、エクセル上で関数・マクロを駆使する方法や、RPAで一括処理する方法などが考えられます。
原稿整理のメリット
なんのために原稿整理をするのかといえば、なんといっても後工程の工数削減。
すなわち“コストカット”と“スピードアップ”です。
デザイン・DTP作業をする側からすると、掲載情報が整理された原稿を渡されるのと、整理されていない原稿が渡されるのでは、手数がかわってきます。
例えば、商品画像を数点入れるとします。私たちはその商品のプロではないので見分けがつかないことがあるのです。そんな時に挿入する画像ファイル名が品番になっている区別がつき、リスクを回避しながらスムーズに作業を行うことができます。
スムーズに原稿整理をおこなうためのポイント
ここでおさらいしていきます。原稿整理のポイントは2つです。
ポイント1 極力手作業を挟まず自動化すること。
ひとつは、極力手作業を挟まず自動化すること。
先にあげたとおり、関数・マクロ・RPAなどを利用することで、ヒューマンエラーを減らすとともに作業時間を削減することです。10コの作業があった場合に、いっぺんに
全部を自動化することができなくても、部分的に3～5コの作業を自動化することを検討するだけでも十分です。
ポイント2 原稿チェックの最終決定権者の意向をおさえる
もうひとつは、原稿チェックの最終決定権者の意向をおさえておくこと。
商品スペックは開発部が最終確認するけれど、商品コピーは営業部がおこなう、といった具合に、項目ごとに最終チェックをする人がかわる場合が多く発生します。
事前に誰がいつ、どのタイミングで原稿のチェックをおこなうか、がわかっているとそれにあわせて原稿整理の段取りがしやすくなりますね。
「何事も段取り八分」とよく言われますが、この原稿整理こそがカタログ制作の段取りのうちの8割を方向付ける、ということができるように思います。
